Cómo escoger la mejor impresora para su negocio

Cómo escoger la mejor impresora para su negocio

La impresora láser en monocromo se sigue vendiendo sorprendentemente bien, pero la mejor impresora para su negocio podría ser de inyección de tinta, láser, LED, o tinta sólida; y podría ser un  multifunción o simplemente impresora.

¿Cómo decidir que tecnología y funcionalidad es lo mejor para su negocio? ¿Cuánto puede gastar? Tómese el tiempo para pensar en lo que se imprime, la cantidad que se imprime, y si necesita características adicionales o espacio para añadir módulos. Recuerde que debe comprobar el coste de los consumibles para asegurarse de que sus costes serán adecuados.

La impresora más asequible no siempre es la más barata.

Por supuesto, usted no quiere gastar más de lo que puede pagar. Pero antes de comprometerse con la compra de la impresora más barata, vamos a examinar lo que significa realmente «barato», y por qué la impresora más asequible puede no ser la impresora más barata.

El modelo de negocio utilizado por la mayoría de los fabricantes de impresoras funciona así: Cuanto menor sea el precio inicial de la impresora, mayor es el costo de la tinta o el tóner de reemplazo. Como resultado, la única persona que pueda beneficiarse de una impresora de bajo costo con los consumibles de alto costo es alguien que imprime muy poco.

Inyección de tinta, láser, LED, la tinta sólida … Todos son buenos (o mejor)

La elección de una máquina según su tecnología subyacente es menos problemática que lo que solía ser, así como las diferencias en la velocidad y la calidad de impresión, que se han estrechado. Si normalmente imprime texto como cartas, hojas de cálculo o documentos con nada más que un logo gráfico simple o unas pocas líneas , una impresora láser monocromo o LED deben ser suficiente. Los consumibles para estas impresoras tienden a ser más baratos también.

Se podrían considerar las láser de color o impresoras LED como el paso evolutivo natural a partir de modelos monocromo, sin embargo el proceso se está llevando a cabo lentamente. Una de las razones principales es que las impresoras de color son más caras, tanto el equipo como los tóner; como resultado, las empresas deben administrar el acceso a la impresión en color para evitar el uso excesivo o mal uso. Otro factor importante es la calidad de la fotocopia.

La superior calidad de la fotocopia es sólo una razón por la que las impresoras de inyección de tinta son dignas de consideración para muchos negocios. Varios modelos de oficina pueden ofrecer la velocidad y calidad de impresión tan competitiva como las láser. Flexibilidad de soportes es otro punto de venta, ya que algunos modelos pueden imprimir sobre tela especialmente diseñada, transferencias térmicas, o incluso medios de CD / DVD.

Adecua la impresora al tamaño y volumen de la oficina

¿Cuántas copias imprimiremos al día – unas cuantas hojas, docenas, o cientos? ¿Eres la única persona que estará imprimiendo, o tus compañeros de trabajo utilizarán la máquina también? Para evitar no atinar con el tamaño y características de la impresora, usted tiene que averiguar qué características son relevantes para sus necesidades.

Cuando una impresora que vaya a ser usada por varias personas, es esencial una impresora con conectividad en red.

Una forma sencilla de evaluar el volumen de impresión que necesita es preguntarse con qué frecuencia  llena la bandeja de papel. Para la mayoría de la gente la respuesta es probablemente no más de una vez al día, si acaso. Haga seguimiento del consumo de papel durante unos días y busque una impresora cuya bandeja de entrada estándar supera al volumen medio diario por un margen menor o mayor, dependiendo de la frecuencia con la que desea rellenar la bandeja. Otra regla de oro es  mantener su volumen muy por debajo de ciclo de trabajo mensual específico de la impresora. Este número representa un nivel máximo de pruebas de esfuerzo, en lugar de lo que la impresora puede manejar cómodamente sobre una base continua.

Cuánta velocidad se necesita?

Su volumen de impresión previsto también ayuda a determinar la velocidad de impresión que la impresora debe tener.

Es aconsejable no tomar las especificaciones sobre la velocidad de impresión con pinzas. Una impresora con una velocidad de salida de impresión de menos de 20 páginas por minuto, probablemente será bastante lento; una gama de 20 ppm a 40 ppm es adecuado para la mayoría de las oficinas; y una velocidad mayor que 40 ppm es ideal para el uso de mayor volumen (y tales impresoras tienen un precio en consecuencia).

El número y tamaño de los trabajos previstos dictarán la cantidad de memoria de la impresora debe tener. Una cantidad típica para una impresora profesional puede estar en cualquier lugar de 64MB a 256MB. Los modelos de gama más alta tienen espacio para la expansión.

 Impresora ó multifunción?

Si todo lo que se hace es imprimir documentos propios, puede ser que no necesite una multifunción. Pero si quiere digitalizar archivos basados ​​en papel o compartir documentos con otras personas, puede utilizar una impresora multifunción para hacer fotocopias, crear imágenes electrónicas de los documentos, y almacenar o enviarlos por correo electrónico. MFP para los negocios deben tener un alimentador automático de documentos (ADF) para escanear más fácil documentos multipágina.

Aunque MFP parecen ser mejor opción,tiene sus desventajas. Si su oficina está muy ocupada, obligando a una sola máquina a hacer  de todo,podría crear un overbooking, con el consiguiente cabreo de los usuarios. Además, si usted tiene una necesidad a largo plazo para escanear cientos o miles de páginas de documentos, un escáner de documentos dedicado con su propio alimentador automático de documentos que simplificará considerablemente el trabajo.

Los costes de tinta y tóner: hacer los cálculos

Olvide el costo inicial de su impresora o multifunción: Con el tiempo, usted excederá con creces el precio de compra en gasto de consumibles. Para asegurar que los costes de los consumibles están en línea con lo que su presupuesto puede soportar, investige cuidadosamente su política de precios. Una buena regla general es que cuanto más bajo es el precio de compra de la impresora, mayor será el precio del consumible.

La mejor impresora que se ajuste a sus necesidades y presupuesto

Encontrar la mejor impresora para su negocio no tiene que ser difícil o costoso. Todas las tecnologías disponibles funcionan adecuadamente o mejor, por lo que es más importante centrarse en las características y capacidades que necesita. Después de identificar varias impresoras que parecen adecuados, comprobar su política de precios tinta o tóner para minimizar sus costes en curso.